Op overleven staan in de Zorg

Hoe overleef je in een zorgteam dat op overleven staat. Dat onderwerp is mijn expertise dat is eigenlijk het leukste wat ik doe. Voor mij dan, en uiteindelijk ook voor het team.

Ik heb nu een opdracht voor een team wat niet meer op overleven staat. Daar ben ik 8 maanden geleden gekomen om te helpen uit die crisis. Dat is gelukt en nu zijn zij bezig met kwaliteit verbeteren en de samenwerking verbeteren. Dat is duidelijk een nieuwe fase en die vind ik ook heel erg leuk om te doen, want dan neem ik minder over en kan ik meer trainen op vaardigheden, maar het werk als teamleider is een stuk saaier nu. Daarom is de organisatie alweer hard op zoek naar vervanging. En voor mezelf kijk ik om me heen naar een team dat mij goed kan gebruiken.

Hoe kan je dat nou zo leuk vinden? Ik snap dat het niet voor iedereen een feest is, en ik denk ook niet dat iedereen mijn werk moet doen, maar ik heb wel tips die ervoor kunnen zorgen dat jij het ook leuker gaat vinden als jouw team op overleven staat. En natuurlijk hoe je je team weer uit de crisis kan krijgen. Daarvoor hoef je geen teamleider te zijn.

Maar eerst: Hoe weet je eigenlijk dat je team op overleven staat? Signalen:

• Je stelt zelfzorg (pauzes/intervisie/training) uit tot het weer rustig is (en daardoor komt het er niet van, want er is altijd wat)
• Je vraagt je af of jullie op overleven staan (kan al een signaal zijn)
• Gesprekken gaan over voorwaarden en zaken buiten het team of de kern van je werk: De organisatie, de manager/ teamleider, de regels, protocollen, personeelstekort, rooster klopt weer niet, alles behalve de cliënt, bewoner, patiënt of de kwaliteit van zorg
• Er wordt geroddeld over elkaar, de organisatie en/of de teamleider
• Mensen nemen ontslag, meer dan gemiddeld voor een zorgteam
• Er is een deadline, dreiging, een tekort, bijv inspectie, personeelstekort, of pandemie
• Je hebt niet de middelen om te handelen in geval van nood, je kunt de crisis zelf niet oplossen, als er nu iets gebeurt, dan weet je niet of je dat met je team kunt handelen
• Je vraagt geen hulp (meer)

Vooral het laatste punt is kernmerkend voor een zorgteam dat op overleven staat. Achteraf zeggen mensen dan: had maar wat gezegd, had om hulp gevraagd, maar daarvoor is het vaak te laat. Dat lukt helemaal niet meer. Vergelijk het met een moeilijke puzzel of computergame, je zit er zó in, dat ook al staat er iemand naast je die je kan helpen, je wil dat die je nu even niet stoort. Onbedoeld kan je hem ook nog wel afsnauwen omdat je te druk bent met je puzzel op proberen te lossen.

Wat is er nou nodig in zo’n team om weer adem te kunnen halen?

Wat ik gedaan heb in het team waar ik nu Teamleider ben was in de eerste plaats alles wat de crisis veroorzaakte oplossen. Dat betekende de mensen binnen houden die nog geen ontslag hadden genomen en mensen werven. Ik heb iedereen de keuze gegeven om te helpen bouwen en gevraagd of zij de moed hadden om mee te bouwen. Twee medewerkers hebben toen alsnog gekozen om te vertrekken. Dat was onwijs jammer, maar ook heel goed. Nu wist ik dat de mensen waar ik mee kon bouwen, ook echt hiervoor gekozen hadden en dat was nodig in dit stadium. Laat helder zijn: dit is nergens bedoeld om de mensen die weg zijn gegaan af te kraken. Integendeel, zij hebben een hele moedige keuze moeten maken en zijn daarvoor gaan staan.

Daarna zijn we gaan werven. De tekst op de site aangepast en dat werkte. Er solliciteerden weer kandidaten voor verschillende functies, een aantal leerlingen studeerden af en kon een vaste aanstelling krijgen of zelfs een promotie tot EVV-er (Eerst Verantwoordelijke Verzorgende), twee ZZP-ers vonden het een goed idee om in loondienst te komen en er kwam zelfs iemand terug die ontslag had genomen en had gehoord dat het in het team weer beter ging.

Buiten de kaders denken als dat nodig is. In de afgelopen zomer kwam op mijn team een paar weken een tandartsassistente helpen met broodjes smeren en afwassen, zodat mijn team in de zorg kon werken en toen er plotseling allemaal dossiers op orde moesten worden gemaakt, kwamen de werkbegeleiders in de zorg diensten draaien zodat de EVV-ers achter de computer konden.

Nu kan het team zich met medicatieveiligheid bezighouden. Daar is nu pas rust en aandacht voor. Dus eerst de verhouding personeel en cliënten op orde, de middelen in huis om te handelen als er iets gebeurt en met iedereen in gesprek over of zij kunnen kiezen om te bouwen of het gevoel hebben geen keuze te hebben.

Als het niet gelukt was meer personeel te werven, dan hadden we bedden moeten sluiten of mensen laten verhuizen om het team te ontlasten, maar dat was gelukkig niet nodig.

Overnemen in overleg

In deze fase neem ik heel veel van het team over. Dat is nodig om het weer in orde te krijgen. Ik doe dat met zoveel mogelijk respect voor het team zelf. Ik ben geen moeder die je kamer op gaat ruimen omdat ‘als jij het niet doet, dan moet ik het dus doen’ en vervolgens kan je niets meer terug vinden en duurt het nog langer voordat je zelf initiatief neemt om het te gaan doen.

Ik stel vooral vragen. Hoe doen jullie dat, wat heb jij nodig, wat kan ik voor je doen. Ik faciliteer en doe niets zonder overleg. Vooraf: Zal ik voor je bellen? Zal ik je mail nakijken of het niet te boos overkomt? Maar ook achteraf: Ik heb de nieuwe medicatieafspraken teruggedraaid, want er werden teveel fouten mee gemaakt. Op die manier blijven mensen zelf eigenaar en kan ik toch helpen zonder dat ik bang hoef te zijn dat mensen het wel makkelijk vinden om het aan mij over te laten.

Na 8 maanden zei één van de teamleden: Jij ziet ons, ik hoop dat jouw vervanger dat ook doet, anders kunnen we weer van voren af aan beginnen.

Dat is de kern van regie gericht ondersteunen.

Wil je er meer over weten? Heb je vragen die je mij hierover wil stellen en wil je ontdekken wat jij in jouw team kan doen om uit die overleefstand te komen? Kom naar de Masterclass. KLIK HIER om te zien wanneer de volgende is en je plek te reserveren!

Liever luisteren? Luister nu naar de Hartige woorden Podcast op Spotify!